Kanssa koronaviruspandemia sulkemalla toimistot ympäri maailmaa, lukemattomat yritykset ja yksityishenkilöt kuvittelevat uudelleen, miltä työpäivä näyttää. Nämä muutokset ulottuvat kuitenkin huomattavasti hikoilun pukeutumisen myyntiin - monille ihmisille se tarkoittaa myös videoneuvottelupuhelujen äkillistä tulvaa.
Mutta monien ihmisten kanssa käyttämällä Zoomia ja muita videoneuvottelualustoja ensimmäistä kertaa pelkkä sisäänkirjautuminen kokoukseen ja videoneuvottelujen parhaan hyödyntäminen voi olla kaksi hyvin erilaista asiaa. Asiantuntijoiden avulla olemme koonneet lopulliset ohjeet, jotka auttavat sinua saamaan jokaisen videoneuvottelupuhelun toimimaan ongelmitta.
Tehdä: Pidä takanasi oleva alue siisti.
Shutterstock / fizkes
Jos et kutsuisi työtovereitasi toimistoosi siivoamatta sitä ensin, älä kutsu heitä kotitoimistosi kun se on muuta kuin siistiä.
'Haluat kollegoiden näkevän kotitoimistosi siistinä ja järjestäytyneenä', sanoo Kristen Southall Watts , kirjoittaja Yksinäinen työpäivä . Lisäksi siivoamaan tilaa , Watts suosittelee välttämään suoraa näköyhteyttä ovelle ja järjestämään toimiston uudelleen niin, että kurkistavat perheenjäsenet eivät tule osaksi kokoustasi. '
Älä: Aseta tietokoneesi kasvojesi alle.
Shutterstock
Hyvän silmäkontaktin ylläpitäminen on välttämätöntä kokouksissa riippumatta siitä, pidätkö niitä henkilökohtaisesti tai verkossa, joten varmista, että kamera on sijoitettu oikein.
'Jokaisella on kulmat, jotka näyttävät hyvältä - mutta kenenkään kulma ei ole maasta katsottuna ylöspäin', sanoo Flynn Zaiger , Luovan digitaalisen markkinointitoimiston toimitusjohtaja Online-optimismi . Sen sijaan Zaiger suosittelee nostamaan tietokonetta niin, että se on hieman silmien tason yläpuolella, jotta muiden on helppo nähdä sinut ja pitää sinut etsimässä parasta .
Tehdä: Poista ilmoitukset käytöstä.
Shutterstock / Alexey Boldin
unelma itsemurhasta
Nämä laitteillesi tulevat ilmoitukset eivät häiritse vain sinua - ne häiritsevät kaikkia videopuhelusi käyttäjiä.
'Sinulle ei tarvitse ilmoittaa kaikista uutisotsikoista tai uusista videoista heti, kun ne tapahtuvat, varsinkaan nimettyjen työryhmiesi aikana', sanoo Watts, joka huomauttaa, että 'joka kerta kun katsot nopeasti sosiaalisen median syötteitä, menetät paljon tuottavaa aikaa. '
Älä: Odota viimeiseen minuuttiin, jotta saat selville tekniset käännökset.
Shutterstock / CLS Digital Arts
Jos haluat kokouksen sujuvan sujuvasti, varmista, että olet testannut ohjelmiston - mukaan lukien video- ja ääniasetuksesi - ennen puhelun aloittamista.
'Kokouksen aloittaminen ja sen ymmärtäminen, että ääni on epätasaista tai video on sekaisin, aiheuttaa viivästyksiä', sanoo Ruuben Yonatan , Toimitusjohtaja GetVoIP , joka varoittaa, että tämä voi jopa maksaa yrityksellesi, jos se saa asiakkaat pitämään sinua tehottomana. Varmistaaksesi, että kaikki on oikeassa järjestyksessä, Yonatan suosittelee ensin kuivajuoksua ystävän kanssa, joka voi antaa sinulle palautetta.
Tehdä: Rakenna joitakin seisokkeja puhelujen välillä.
Shutterstock / Roman Samborskyi
Vaikka sinulla olisi peräkkäisiä kokouksia, vain muutaman minuutin seisokki niiden välillä voi tehdä kaiken eron siinä, kuinka tehokas olet kussakin.
'Puhelujen ja neuvottelujen jälkeen tarvitset muutaman minuutin, jotta voit poistaa jatkosähköpostit tai tekstiviestit, järjestää kokouksen aikana tekemäsi muistiinpanot ja vaihtaa henkisesti vaihdetta seuraavaan tehtävään', Watts huomauttaa, että Ennakkoaika puheluiden välillä voi lisätä häiriötekijöiden riskiä.
Älä: Puhu liian nopeasti.
Shutterstock / fizkes
Älä anna tavallisen mailin minuuttipuheesi vaikeuttaa työtovereidesi ymmärtämään asiaa, johon yrität päästä.
'Älä puhu liian nopeasti, jotta kuuntelijoilla (ja katsojilla) on vaikeuksia ymmärtää sinua', sanoo Deborah Sweeney , Toimitusjohtaja MyCorporation . Jos joudut vauhdittamaan taukoa, Sweeney suosittelee hymyilemään kameralle sen sijaan, että käyttäisit täytesanoja, kuten 'um' tai 'uh', mikä voi näyttää sinulta valmistautumattomalta.
Tehdä: Kiinnitä huomiota muiden ihmisten kehon kieleen.
Suljin / Tarkennus ja sumennus
Liian monien ihmisten puhuminen kerralla voi muuttua käsittämättömäksi kakofoniaksi hetkessä. Jos haluat välttää päällekkäisen puheen, varmista, että luet kokouksen osallistujien kehonkieli saada vihjeitä, kun puhua on turvallista.
'Tavalliset merkit, joita kannattaa varoa, ovat nyökkäävät päät tai suun alkavat avautua', sanoo Julian Jost , Toimitusjohtaja ja perustaja Spacebase .
Älä: Pidä tarpeettomat välilehdet auki.
Shutterstock / Ystäväkanta
Jos haluat keskittyä mielessäsi käsillä olevaan tehtävään - ja välttää mahdollista hämmennystä - varmista, että kaikki tarpeettomat välilehdet on suljettu tai minimoitu kokouksen aikana.
'Et halua jäädä piiloon, kun joku kysyy:' Voitteko jakaa näytön ja näyttää meille? ', Sanoo Shayne Sherman , Toimitusjohtaja TechLoris , joka huomauttaa, että liian monen välilehden avaaminen kerralla voi jopa vaikuttaa puhelun laatuun.
Tehdä: Käytä kuulokkeita.
Shutterstock / fizkes
Työtoverisi haluavat kuunnella sinua - ei ääntä, jonka lapsesi pelaavat, koirasi haukkuu tai ambulanssi kulkee ulkona.
'Useimmat kannettavat mikrofonit ovat todella huonoja, ja ne vaimentavat kaiken pienen melun', sanoo Julie Bee , presidentti BeeSmart sosiaalinen media . 'Kuulokkeet ja kuulokkeet pitävät taustamelun minimissä ja pitävät kiinni sanastasi.'
Älä: Lukeminen.
Shutterstock / Pressmaster
Jos haluat, että kokouksen osallistujat pysyvät sitoutuneina, yritä edistää vuoropuhelua puheen pitämisen sijaan.
'Huomiomme on nykyään vieläkin lyhyempi, joten houkuttele ihmisiä keskusteluun sen sijaan, että istuisit tietokoneen edessä ja puhuisit puhelun saaneiden kanssa', suosittelee Bee, jonka mukaan tämä tapa pitää ihmiset myös sitoutuneina ja tarkkaavaisina puhelun aikana. .
Tehdä: Käytä mykistys- ja videon sammutuspainikkeita.
Shutterstock / Sarach Naetimaetee
Mikrofonia tai kameraa ei tarvitse pitää päällä jokaisessa kokouksessa, ellei sinua ole erikseen pyydetty tekemään niin.
”Jos et puhu, mykistä itsesi. Jos haluat liikkua paljon tai nousta ja pitää tauon kokouksesta ... piilota sitten videosi ja mykistä itsesi ', Bee ehdottaa.
Älä: Luota yksinomaan WiFi-verkkoon.
Shutterstock / Olivier Le Moal
miksi vihkisormus vasemmalla kädellä
Varmuuskopiosuunnitelman käyttäminen siltä varalta, että WiFi katkeaa, tarkoittaa, että et menetä yhtä tärkeää yksityiskohtaa.
'Mikään ei voita vanhan koulun ethernet-kaapelin kovaa verkkotoimintaa', sanoo Jovan Milenkovic , perustaja CommandTech . Vaikka monissa kannettavissa tietokoneissa ei enää ole ethernet-portteja, Milenovic huomauttaa, että CAT5-USB-sovittimet ovat halpoja ja helposti saatavilla, jotta ne voidaan liittää.
Tehdä: Määritä automaattinen tallennus.
Shutterstock / Olivier Le Moal
Sen sijaan, että yrität kiihkeästi tehdä muistiinpanoja kokouksen aikana, aseta automaattinen tallennus, jotta voit nauttia sanatarkasta lokista kaikesta, mitä tapahtui jälkeenpäin.
'Zoomin avulla voit tallentaa puhelut automaattisesti, ja tämä voi olla korvaamatonta asiakkaan tai tiimin palautteen tallentamiseksi projektista', sanoo Dusti Arab , liikestrategi Reinvention Co .
Älä: Jätä muut Internet-yhteensopivat laitteet käynnissä.
Shutterstock / David Herraez Calzada
Sammuttamalla muut Internet-yhteensopivat laitteet kotisi ympärillä ennen kokouksen aloittamista voit rajoittaa yhteyden viiveitä ja pitää videoneuvottelupuhelut sujuvina.
'Jopa paras Internet-paketti ei takaa, että koti-internet voi ylläpitää pitkiä yritystapaamisia videoneuvotteluissa', sanoo Milenkovic, joka suosittelee pyytämään kämppisiä ja perheenjäseniä pitämään pelaamista ja lataamista pidossa kokouksen ajan, aina kun se on mahdollista.
Tehdä: Käytä chat-toimintoa.
Shutterstock / Rawpixel.com
Siellä on helppo ratkaisu, jos haluat välttää kaikkien puhumasta toisistaan, kun kokouksen lopussa on kysymys ja vastaus.
'Käytä chat-toimintoa ilmoittaaksesi, että sinulla on ensin kysymys tai lausunto sen sijaan, että vain hämmentäisit sitä', ehdottaa Matthew Ross , perustaja ja COO Slumber Yard .
Älä: Käytä hikeäsi.
Shutterstock / fizkes
Kohtele virtuaalisia työtovereitasi samalla kunnioituksella, jota kohtelisit heitä henkilökohtaisesti, ja varmista, että näytät kokouksen osan.
'Yritä välttää mitään liian kirkasta ja kaikkea, jolla on liian monta kuviota', ehdotetaan Kyle Turk , Markkinointijohtaja Keynote-haku . Turk lisää, että vaikka uskotkin, että työtoverisi näkevät sinut vain hartioista ylöspäin, työhön sopivan pohjan käyttäminen on aina hyvä idea, jos joudut nousemaan seisomaan tai liikkumaan.
Tehdä: Onko sinulla varmuuskopiosuunnitelma.
Shutterstock / Monkey Business -kuvat
Pidä käsillä kaikki kokoustasi varten tarvittavat kirjautumistiedot, etkä menetä lyöntiäsi, jos yhteys viivästyy.
'Varmista, että sinulla on puhelinnumero tai varmuuskopiosuunnitelma, jos se ei muodosta yhteyttä verkkoon suunnitellusti', ehdottaa Paige Arnof-Fenn , globaalin strategisen markkinointiyrityksen perustaja ja toimitusjohtaja Mavens & Moguls .
Älä: Käytä näppäimistöä.
Shutterstock / Jacob Lund
Jos haluat tehdä muistiinpanoja kokouksen aikana, pidä muistikirja kätevä sen sijaan, että napautat näppäimistöä.
'Olitpa tekemässä muistiinpanoja tai vastaatko sähköposteihin tai ryhmäkeskusteluihin, kirjoittamasi ääni häiritsee', sanoo Mark Strassman , UCC: n SVP ja GM klo LogMeIn . Jos muistiinpanojen käsinkirjoittaminen ei näytä riittävältä vaihtoehdolta, Strassman ehdottaa sisäänrakennetun transkriptiopalvelun käyttämistä useimmissa videoneuvottelualustoissa.
Tehdä: Ota pikanäppäimet käyttöön.
Shutterstock / Kirkas
Sen sijaan, että löysisit mikrofonin käyttöpainiketta, ota pikanäppäimet käyttöön ennen kokousta, jotta voit soittaa helposti tarvittaessa.
'Push-to-talk-toiminnon ottaminen käyttöön varmistaa, että et aiheuta valkoista kohinaa, kaikuja ja taustamelua ryhmäkeskusteluympäristössä', sanoo Keenan Beavis , perustaja Longhouse Media , joka huomauttaa, että tämä toiminto on käytettävissä alustoilla, kuten Zoom, Skype ja Discord.
Älä: Unohda kirjautua ulos.
Shutterstock / shurkin_son
Ennen kuin muutat takaisin hikoiluusi, haluat ottaa yhden tärkeän viimeisen vaiheen: lopettaa puhelun.
'[Älä anna pettää vartijaasi ennen kuin kirjaudut ulos - mikrofoni / kaiutin saattaa silti olla päällä!' varoittaa Arnof-Fenn.
