Sähköpostin suhteen saatat ajatella, että tiedät kaiken tiedettävän. Loppujen lopuksi suurin osa meistä lähettää ja vastaanottaa keskimäärin 121 sähköpostia päivässä , teknisen markkinatutkimusyrityksen mukaan Radicati-ryhmä . Mutta vaikka vietät todennäköisesti huomattavan osan päivästä vaivattomasti postilaatikossa, voit silti todennäköisesti oppia jotain tai kaksi. Oikeastaan on olemassa joukko sähköpostin etikettisääntöjä, jotka välttävät säännöllisesti sinua ja monia muita kontaktiluettelossasi olevia ihmisiä. Haluatko olla varma, että olet sähköisesti kohtelias? Tässä on 17 kultaista sääntöä sähköpostin lähettämisestä, jota et todennäköisesti tiennyt, mutta sinun on tiedettävä.
1 Vastaa hetken, kun saat sähköpostin, vaikka tarvitset enemmän aikaa.
Shutterstock
Kukaan ei arvosta sitä, että hän saa vastauksen sähköpostiin viikkoja sen lähettämisen jälkeen. Itse asiassa konsulttiyrityksen tekemä vuoden 2018 tutkimus Toister Performance Solutions paljasti, että 41 prosenttia ihmisistä odotti työtovereidensa vastausta sähköpostiin alle tunnissa. (Aloita nyt anteeksipyyntöilmoitusten laatiminen kirjanpitoosastollesi!)
Tietenkin jotkut sähköpostivastaukset vaativat sinua pureskelemaan ajatuksiasi ja laatimaan mitatun viestin. Tällöin ratkaisu on helppo: Vastaa muutamassa minuutissa ja kerro lähettäjälle, että olet saanut viestin, mutta tarvitset hieman enemmän aikaa asioiden selvittämiseen. Tällä tavoin he tietävät, että olet ottanut heidän sähköpostinsa huomioon eivätkä yksinkertaisesti jätä niitä huomiotta.
2 Käytä Vastaa kaikille varoen.
Shutterstock
Vastaus- ja Vastaa kaikille -vaihtoehtojen välillä on ratkaiseva ero. Ja silti monet sähköpostin käyttäjät eivät valitettavasti ymmärrä sitä. Jos olet yksi heistä, tiedä, että kun valitset jälkimmäisen, kaikki vastaanottajat, jotka olivat alkuperäisen viestin lähettäjiä, saavat vastauksesi - ja useimmiten sinun ei tarvitse tulvia kaikkien postilaatikoita.
Nämä tarpeettomat joukkoviestit ovat niin vitsaus, niitä kuvaava termi on: Vastaa Allpocalypse . ' Joten, kun seuraavan kerran vastaat joukkoviestiin, mieti, kenen täytyy todella lukea vastauksesi: koko yritys vai vain alkuperäinen lähettäjä?
3 Jos haluat jonkun vastauksen, älä salli heitä.
Shutterstock / Jacob Lund
Kun kopioit jonkun sähköpostiosoitteeseen - mikä tarkoittaa, että 'kopioit' hänet -, se tarkoittaa yleensä sitä, että haluat pitää hänet silmukassa keskustelussa, mutta et välttämättä etsi vastausta heiltä. Ja koulutuksen ammattilaisena Dannielle Walz varoittaa, CC-vaihtoehdon väärinkäyttö voi johtaa viestintäongelmiin.
'' Yhdistämällä kollegasi moniin sähköposteihin, he saattavat alkaa olla pitämättä sähköpostisi tärkeinä ja saattaa sijoittaa ne suoraan 'viitekansioon' tai 'lue myöhemmin kansioon', hän kirjoitti LinkedIn lähettää. 'Tämä voi johtaa siihen, että tärkeitä tietoja menetetään tulevaisuudessa.'
Joten, jos odotat vastausta joltakin, laita hänen sähköpostiosoitteensa Vastaanottaja-kenttään ja käytä CC-toimintoa säästeliäästi.
4 Ymmärrä, milloin ja milloin ei saa käyttää BCC: tä.
Shutterstock
BCC-kenttä on vieläkin monimutkaisempi, kiertää jatkuvasti jopa kaikkein kokeneimpia sähköpostin käyttäjiä. Mutta eritellään se: BCC tarkoittaa 'sokeaa kopiota', joten vaikka se on samanlainen kuin CC-ing, BCC-ing ei näytä kyseisen henkilön sähköpostia muille vastaanottajille, eli kukaan muu ketjussa ei näe sinua sisällytti ne.
Joten milloin on sopivaa käyttää BCC: tä? Hillel täynnä / Inc. lehden mukaan se on tarkoitettu vain joukkoviesteille tai kun joku esittelee sinut sähköpostitse jollekulle muulle.
'Kaikissa muissa tapauksissa, kun lähetät sähköpostia jollekulle ja BCC jollekin muulle, olet epärehellinen - pidät siitä tai ei', Fuld toteaa. 'Olet lähettämässä sähköpostia henkilölle X ja ilman heidän tietävänsä, jolloin henkilö Y salakuuntelee keskusteluasi. Henkilöllä X ei ole aavistustakaan siitä, että joku muu lukisi tätä sähköpostia, vaikka todellisuudessa lähetit sen salaa myös toiselle. '
5 Käytä huutomerkkejä säästeliäästi.
Shutterstock
On helppo heittää huutomerkki sähköposteihisi täällä ja siellä, mutta yritä olla tekemättä a tapa siitä. Vaikka niitä käytetään historiallisesti osoittamaan jännitystä, sähköpostissa huutomerkit voidaan helposti erehtyä ääneksi tai passiiviseksi aggressiivisuudeksi.
mitä se tarkoittaa, kun joku haaveilee kuolemastasi
'Tarpeettoman huutomerkin käyttö [sähköpostissa] voi helposti tuhota tekstisi taustalla olevan merkityksen.' Anna Verasai selittää HR Digest . 'Käytä sitä vain, kun sinun on korostettava jotain tärkeää. Ajattele, kuinka lukijasi voisi tulkita viestiä lukiessaan sen. '
6 Ole varovainen käyttäessäsi huumoria.
Shutterstock
Kaikki rakastavat a hyvä vitsi silloin tällöin, mutta koska sävy voidaan tulkita väärin, kun se ei vastaa henkilökohtaisesti, on parasta jättää vitsit pois sähköpostistasi. 'Varaa huumori puheluun tai henkilökohtaisesti', liikekirjoittamisen professori, David Silverman , kirjoitti Harvard Business Review . 'Tällä tavoin, kun linjan toisessa päässä tai neuvottelupöydän toisella puolella on hämmästyttävä hiljaisuus, voisin sanoa:' Luulen, ettet ehkä ymmärrä, kuinka hauskana pidän itseäni, ja tämän vuoksi minä usko, että lopetan nyt. ''
Mutta tosissaan: keskeinen vuonna 2005 julkaistu tutkimus julkaistiin Persoonallisuuden ja sosiaalipsykologian lehti paljasti, että vaikka lähettäjät ennustivat, että heidän vastaanottajansa pystyivät tulkitsemaan äänensä tarkasti 80 prosenttia ajasta, vastaanottajat pystyivät lukemaan äänen tarkasti vain 56 prosenttia ajasta.
7 Ohita slangi.
Shutterstock
Pikaviestien lisääntyessä lyhennetyt muodot Englannin kieli on tullut laajemmin käytetyiksi - kuten 'u' sinulle 'tai' halua 'sen sijaan, että haluaisit. Mutta kuten huumori ei usein tartu sähköpostiviesteihin, slangi on samanlainen no-go. Yhden mukaan OnePoll Tutkimuksen mukaan 37 prosenttia ihmisistä piti slangin käyttöä työpaikalla mahdottomana hyväksyä, ja 55 prosenttia sanoi, että ohitetaan 'lol', kun on kyse sähköpostin lähettämisestä pomollesi.
8 Kiinnitä huomiota aiheriviin.
Shutterstock
Aiherivit ovat yksinkertaisia, mutta välttämättömiä. Ja koska suurin osa sähköpostiviesteistä luetaan mobiililaitteet —55 prosenttia sähköpostin toimitusyrityksen mukaan Paluu matka - on tärkeää naulata ne. Lyhyet, ytimekkäät ja suorat aiherivit ovat parhaita. Sähköpostisi tarkoitus on ilmoitettava selkeästi ja rajattava se viiteen tai lyhyempään sanaan, koska mobiililaitteet katkaisivat kaikki sanat sen jälkeen.
9 Liitä mukaan allekirjoitus.
Shutterstock
Oletko koskaan saanut jonkun sähköpostia ja ihmettelen: 'Kuka tämä on alkaen ? Vaikka lähettäjän osoite voi antaa sinulle muutamia vihjeitä siitä, keitä he ovat, joskus se ei riitä. Sähköpostisi lopussa oleva allekirjoitus voi ilmoittaa vastaanottajalle välittömästi kuka olet, mitä teet ja miten he voivat ottaa sinuun yhteyttä.
Integroidun markkinointitoimiston ihmiset Ocreative sanoa, että sähköpostin allekirjoituskentän saaminen on 'kuin käyntikortin luovuttaminen henkilölle aina, kun lähetät sähköpostia'. Jos sinulla ei vielä ole sellaista, lisää allekirjoitus, joka sisältää koko nimesi, sijaintisi, puhelinnumerosi, sähköpostiosoitteesi, verkkosivustosi ja yrityksen logon.
10 Muista KISS (pidä se lyhyt ja yksinkertainen).
Shutterstock
KISS-menetelmä on se, mitä useimmille meistä opetettiin peruskoulussa, mutta se ei tarkoita, että se olisi yhtä välttämätöntä myöhemmin elämässä. Bumerangi , sähköpostin tuottavuussovellus, tutki avaintapoja, jotta saat enemmän vastauksia sähköpostiin. Heidän suurin nouto? On parasta kirjoittaa kuin olet kahdeksan vuotta vanha.
Heidän tutkimuksensa mukaan kolmannen luokan lukutasolla kirjoitettuihin sähköposteihin vastattiin 36 prosenttia todennäköisemmin kuin yliopiston lukutasolla kirjoitettuihin.
11 Kiinnitä huomiota liitteisiin.
Shutterstock
Liitteet ovat joskus välttämätön osa sähköpostiprosessia, mutta sinun on tiedettävä hyvin, kuinka niitä käytetään, ennen kuin liität ne hylkäämiseen. Pitkissä sähköpostiketjuissa ne voivat joskus jäädä huomaamatta tai jättää huomiotta, ja odottamattomat liitteet ovat yleensä avaamattomia, koska vastaanottajat ovat varovaisia sähköisistä viruksista.
Paras ratkaisu on kutsua liitteesi sähköpostin runkoon. Kielioppi sanoo, että paras tapa ilmoittaa liitteiden vastaanottajalle on lisätä sähköpostin loppuun viesti, joka kertoo jotain 'Olen liittänyt [kohde]' - tai 'Katso liitteenä oleva [tuote] -kohdasta saadaksesi lisätietoja . '
12 Standardoi fontti.
Shutterstock
Vaikka kirjasintyyleillä ja väreillä pelaaminen voi olla hauskaa, kirkkaan vaaleanpunaisille sarjakuvasanoille ei ole sijaa ammattimaailmassa. Kuten käy ilmi, fonttien käyttö on erittäin tärkeää digitaalisen viestinnän suhteen Colin Wheildon , kirjoittaja Tyyppi ja asettelu: kommunikoitko vai teetkö vain kauniita muotoja? 'On mahdollista puhaltaa kolme neljäsosaa lukijoistamme yksinkertaisesti valitsemalla väärä tyyppi', hän kertoi Amerikkalaiset kirjailijat ja taiteilijat .
Joten mitä kirjasimia sinun tulisi pitää kiinni, kun kyse on sähköposteista? MageMail suosittelee Georgiaa, Verdanaa, Times New Romania, Trebuchet MS: ää tai Arialia.
13 Oikoluku kaiken.
Shutterstock
Kun kirjoitat sähköpostia, on todennäköistä, että teet virheen loppujen lopuksi, olet vain ihminen. Virheistä ei kuitenkaan usein katsota ohi, kun on kyse työviesteistä. Jonkin sisällä Kielioppikysely lähes 2000 vastaajasta 67 prosenttia sanoi ei Okei tehdä kirjoitusvirheitä sähköposteissa, kun taas vain 6 prosenttia piti sitä hyväksyttävänä virheenä.
14 Anna sähköpostiosoite viimeinen.
Shutterstock
rento pukeutuminen yli 40 -vuotiaille miehille
Helpoin tapa varmistaa, ettet lähetä sähköpostia ennen kuin se on valmis tai ennen kuin se on poistettu kirjoitusvirheistä? Odota, kunnes kaikki on huippukunnossa, ennen kuin kirjoitat vastaanottajan sähköpostiosoitteen. Kuten tiedätte, tekeminen sähköpostivirheet on yksi helpoimmista tavoista tehdä väärä vaikutelma.
'Asia ei ole vain ammattitaito', Karen Kessler , Evergreen Partnersin presidentti, kertoi Forbes . '' Vaarana on työntekijän ja yrityksen tai organisaation maine. Olemme havainneet, että huonot sähköpostipäätökset johtavat kielteisiin seurauksiin työntekijälle - irtisanomiselle ja myös organisaatiolle - oikeudenkäynneille. ''
15 Ja tarkista vastaanottajan nimi kolmesti.
Shutterstock
Yksi iso virhe, jota sinun tulisi välttää, on vastaanottajan nimen kirjoitus väärin, joten tarkista kolminkertainen tarkistus ennen kuin painat Lähetä. Monet ihmiset katso teko / kirjoitusvirhe laiska ja huomaamaton nimi, erityisesti kun oikea kirjoitusasu on sähköpostiosoitteessa. Mitä sinun pitäisi tehdä, jos teet vahingossa tämän virheen? Kathryn Shanley , My Red Pen Editingin omistaja, sanoo välitön anteeksipyyntö on avain uskottavuutesi ylläpitämiseen.
16 Käytä ammatillista liiketoimintaa varten ammattimaista sähköpostiosoitetta.
Shutterstock
Henkilökohtaista sähköpostiosoitetta on hyvä käyttää ystävien tai perheenjäsenten kanssa, mutta pidä se poissa ammattimaisesta liiketoiminta-alueesta. Tämä on erityisen tärkeää a kuluttaja-myyjä tilanne. A 2016 Hyvä isä 1000 amerikkalaisen kysely paljasti, että 75 prosenttia uskoo, että ammattimaisen sähköpostin saaminen on tärkeä tekijä luottamalla verkkoliiketoimintaan, ja 33 prosenttia epäilisi myyjän laillisuutta, jos he käyttäisivät henkilökohtaista sähköpostiosoitetta.
'Et koskaan unohda ensivaikutelmaa, tosielämässä tai verkossa', GoDaddyn tuotepäällikkö, Steven Aldrich , sanoi a lausunto . 'Usein ensimmäinen suora vuorovaikutus asiakkaan kanssa tapahtuu sähköpostitse, joten ammattitaitoinen näyttäminen tässä yhteydessä on erittäin tärkeää.'
17 Muista, että mitä tahansa voidaan jakaa.
Shutterstock
Olipa kyseessä edelleenlähetys, BCC-soittaminen tai puhelimen yksinkertainen vilkkuminen jonkun kasvoissa, on tärkeää muistaa, että joku muu kuin aiottu vastaanottaja voi nähdä kaiken, mitä kirjoitat sähköpostissa. Siksi kaiken sähköisen viestinnän tulee olla ammattimaista ja riskitöntä. Loppujen lopuksi sähköpostit voivat jopa olla hyväksyttävä tuomioistuimessa , joten on parasta olla koskaan lähettämättä mitään, jota voitaisiin käyttää myöhemmin sinua vastaan. Katso lisää tapoja parantaa työelämääsi tutustumalla 25 nero-temppua älykkäämpään ja vaikeampaan työskentelyyn .
Löydä hämmästyttäviä salaisuuksia parhaan elämäsi suhteen Klikkaa tästä seurata meitä Instagramissa!
