Kuusi pistettä kolme. Niin monta tuntia, teknisen jättiläisen Adoben teettämän tuoreen tutkimuksen mukaan, amerikkalaiset käyttävät keskimäärin vastaamalla sähköposteihin joka päivä. Toisin sanoen: vietät kokonaisen kolmas heräävästä elämästäsi liimattu postilaatikkoosi vastaamalla viestiketjuihin, jotka rehellisesti sanottuna voitaisiin sekoittaa viiden minuutin IRL-keskustelun aikana. Jotain täytyy antaa.
Onneksi sen antaminen on monissa tapauksissa yhtä helppoa kuin napin painaminen. Toteuttamalla joukko kokeiltuja ja todellisia taktiikoita voit vähentää sähköposteihin kuluneita tuntejasi tyhjäksi. Ajatelkaapa: kuinka paljon aikaa säästät, jos sinun ei koskaan tarvitse ladata manuaalisesti liitettä uudelleen? Tai entä jos voisit vetää hätäisesti lähetetyn sähköpostin takaisin eetteristä, mikä säästää aikaa (ja paniikkia!), Joka kului 'Olen niin pahoillani, en tarkoittanut lähettää sitä' -sähköpostin laatimiseen?
Kyllä, kaikki tämä Internet-jujitsu on mahdollista. Olemme mukauttaneet yhteen alla olevat 17 parasta aikaa säästävää, elämää parantavaa ja tehokkuutta lisäävää sähköposti hakkerointia. Joten lue, koska se kohtalokas postilaatikko nolla odottaa. Ja älä missaa, jotta saat enemmän tapoja hyödyntää 6,3 tuntia parhaalla mahdollisella tavalla 15 kylmää avointa yritystä, jotka erottavat sinut .
1 Peruuta tilaus massiivisesti.
Shutterstock
On hyvä veto, että postilaatikkosi on yhtä sekava kuin vanhempi asuntola finaalien aikana. On myös hyvä veto, että suurin osa tästä sotkusta johtuu päivittäisistä tai viikoittaisista sähköposteista vähittäiskauppiailta, organisaatioilta ja muilta uutiskirjeiltä, joihin olet saattanut olla kirjautunut vuosien varrella. Käyttämällä Unroll.me , voit jäljittää kaikki luettelot, joissa olet - ja perua niiden tilaus, joista et enää halua vastaanottaa tietoja. Itse asiassa, yksi Paras elämä editori pystyi käyttämään Unroll.me-ohjelmaa määrittelemään huimat 135 tilausta. Kuinka monta sinä ilmoitat? Ja kuinka monta voisit tehdä ilman?
2 Ota pikanäppäimet käyttöön.
Shutterstock
Me kaikki tiedämme pikanäppäimet. (Komento- TO : Valitse kaikki. Komento- C : kopio. Komento- P : liitä. Jne.) Mutta Gmailin käyttäjillä on mahdollisuus ottaa käyttöön edistyneet pikavalinnat. Mene ensin asetukset . Klikkaa yleinen välilehti. Noin puolivälissä näet a pikanäppäimet vaihtoehto, oletuksena pois päältä. Kytke se päälle ja pääset käyttämään näitä helppoja näppäinpainalluksia:
- C : aloita uusi viesti
- Siirtää- C : aloita uusi viesti uudessa ikkunassa
- D : aloita uusi viesti uudella välilehdellä
- F : välitä viesti
- #: poista viesti
- Siirtää- Minä : merkitse viesti luetuksi
- Siirtää- U : merkitse viesti lukemattomaksi
- Komento- S : tallenna viesti
3 Ja sitten automatisoi ne.
Shutterstock
Jos sinulla on vaikeuksia muistaa tätä pikanäppäinten kokoelmaa, Avaimenlukko, Google Chrome -laajennus muistuttaa sinua kirjoittaessasi. (Tietysti ei-invasiivisesti.) Ja opi lisää tapoja tulla tuottavuuskoneeksi 15 tapaa tuplata tuottavuutesi puolessa ajassa.
4 Käytä hashtageja.
Kyllä, todella, sosiaalisen median allekirjoituksen organisointityökalu toimii myös sähköpostilla. Heitä allekirjoituksen loppuun yksi tai kaksi hashtagia - se sähköpostin osa, joka on yleensä leikattu, jotta vastaanottajat eivät näe tai arvioi #workhardplayhard-tagiasi - helpon haun saamiseksi. Kirjoita vain hashtag postilaatikon yläosassa olevaan hakukenttään ja saat kaikki siihen koodatut sähköpostit ylös.
5 Ota 'lähetä' -vaihtoehto käyttöön.
Shutterstock
Olemme kaikki olleet siellä: laadit sähköpostin, lähetät sen eetteriin ja huomaat heti, voi ei, tuo viesti ei ollut valmis lähettämään. Osoittautuu, että voit tuoda viestisi takaisin rajalta asentamalla hyödyllisen viiveen. Esimerkiksi Gmailissa siirry kohtaan asetukset sitten yleinen . Löydät Kumoa-painike viidenneksi vaihtoehdoksi. Käynnistä se. Voit valita avattavasta valikosta 10 sekunnin välein, jotka sanovat kuinka paljon aikaa sinulla on ennen kuin viestisi lähetetään lopullisesti.
6 Aseta ominaisuudeksi 10 sekuntia.
Shutterstock
Vinkki: jos käytät sähköpostia tosiasiallisena pikaviestipalveluna, suosittelemme sen asettamista Kumoa-painike 10 sekuntiin. Näin vastauksiasi ei lähetetä puolen minuutin viiveellä. Ei, 30 sekuntia ei kuulosta kovin paljon, mutta sanotaan näin: Jos valitsemasi pikaviestipalvelu (Slack, GChat, Facebook Messenger - mikä tahansa!) Pidä jokaista lähtevää viestiä niin kauan, yhteystietosi kasvaisivat nopeasti.
7 Tai täytä vain viimeinen kenttä.
Shutterstock
Se on hyvä tapa adoptoida, ihmiset. (Katso kaksi edellistä diaa.)
8 Käytä tätä merkkiä pois päältä.
Shutterstock
'Sähköpostin kohdalla, joka alkaa tervehdyksellä' hei 'tai' hei ', sulkeminen kuten' paras 'olisi johdonmukainen', sanoo Patricia Napier-Fitzpatrick , perustaja ja presidentti New Yorkin etikettikoulu . '' Paras, vaikka sitä onkin käytetty liikaa, on yksi turvallisimmista sulkimista yleensä, koska se on loukkaavaa ja yleisesti sopivaa. '' Aivan: Hurjaavasta liiallisesta käytöstä huolimatta 'Best' on Paras yksittäinen tapa allekirjoittaa sähköpostisi.
9 Ja tämä sähköpostin allekirjoitus.
Shutterstock
Ainakin tien päällä sinun kannattaa luopua ärsyttävistä, hienoista lauseista ('Ole hyvä ja anna anteeksi kirjoitusvirheet.' 'Lähetetty 1,21 gigawatin prosessoriltani.' 'Lähetetty iPhoneltani - huomioi ympäristö ennen tulostamista . ') jonkin yksinkertaisen, tyylikkään, suoraan pisteeseen sijasta:' Lähetetty tieltä. ' Mukaan Ben Dattner , Executive Coach, se tarkistaa kaikki nämä laatikot ja herättää samalla Kerouac-tyyliin tunnelman. Pieni ihme, että se on Yhden sähköpostin älypuhelimen allekirjoitus, joka kaikilla pitäisi olla.
10 Ja tämä toimiston ulkopuolella oleva viesti.
Mukaan Jane Scudder , professori Loyala University Chicagon kauppakorkeakoulussa, kun täytät toimiston ulkopuolella olevaa viestiä, sinun on noudatettava tätä muotoa:
Kiitos sähköpostistasi. Olen OOO tiistaista 12. kesäkuuta - perjantaihin, 15. kesäkuuta, ilman pääsyä sähköpostiin. Jos tämä on kiireellistä, ota yhteyttä [HENKILÖÖN, JOKA ON ALEMPIEN KÄSIKÄYTTÖKETJASSA - tai, jos sinulla on, KAHVINKEETTÄVÄ ASIAKASTAJAN NIMI] [NÄIDEN OSOITTEESSA]. Muuten vastaan kaikkiin viesteihin palattuani .
Jos haluat lisätietoja nitpick-tason tiedoista, kuten lopetatko viestin viimeisenä vai ensimmäisenä päivänä vai haluatko lisätä puhelinnumeron, kysy vain rehellisesti liian kattava opas asiasta.
11 Muuta näytön tiheyttä.
Gmail-käyttäjät voivat valita postilaatikolleen kolmen eri näyttötiheyden: mukavan, kodikkaan ja kompaktin. Näytön tiheys ei vaikuta mihinkään muuhun kuin siihen, kuinka paljon tyhjää tilaa on postilaatikon näytön kunkin viestin välillä. Se on vähän enemmän kuin mieltymyskysymys, mutta ajattele sitä termikirjassa. Mukava on kuin kaksinkertainen vuoraus, jossa viihtyisä on yhden vuorin etäisyys, ja kompakti on samanlainen kuin puolivuorattu väli.
12 Älä unohda arkistoida.
Shutterstock
Voit poistaa sähköpostiviestit postilaatikostasi tarvitsematta poistaa niitä kokonaan roskakorikansiosta. Arkistoimalla yksittäisiä viestejä ne piilotetaan heti postilaatikostasi ja kaikista kansioistasi. Mutta voit silti jäljittää ne tarvittaessa hakutoiminnon avulla. Gmailissa voit arkistoida viestit heti avaamisen jälkeen napsauttamalla aiherivin vieressä näkyvää pientä 'x'.
13 Noudata kahden minuutin sääntöä.
Shutterstock
Kahden minuutin tuottavuusasiantuntijoiden valitsema kahden minuutin sääntö on varma tapa torjua sähköpostiin liittyvää stressiä. Näin se toimii: Jos pystyt vastaamaan sähköpostiin ja unohtamaan sen kahdessa minuutissa tai vähemmän, käsittele se heti. Jos ei, heitä se sivuun myöhempää käyttöä varten.
14 Erä sähköpostivastauksesi.
Voit vähentää aikaa viettämäsi liimattua näyttöä, joka on kiinni mielen häiritsevästä edestakaisesta vaihdosta, nimeämällä päiväsi 'sähköpostiviestien' jaksoiksi. (Ehkä se on tunti aamulla ja 90 minuuttia iltapäivällä. Ehkä se on kolme tuntia lounaan jälkeen. Mikä vain sopii sinulle!) Vastaa sitten sähköposteihin vain näiden aikojen sisällä - ja ei koskaan niiden ulkopuolella.
15 Kirjoita sähköpostisi 140 merkkiin.
Kyllä, aivan kuten twiitti (tai ainakin ennen 280 vallankumousta tapahtunut twiitti). Kuten Andrew Bag , sosiaalisen verkoston Gab toimitusjohtaja, neuvoi Mediumissa lähettää , on parasta pitää sähköpostisi mahdollisimman lyhyinä. '' Haluaisin auttaa sinua ratkaisemaan ongelman X. Teen Y ja Z ehdottaneet yhteyden muodostamista. Oletko vapaa keskustelemaan? ' Ei tarvita kukkisia tervehdyksiä.
kun haaveilet ihastuksestasi
16 Aseta liitteet automaattiseksi lataukseksi.
Shutterstock
Jos tämä, niin se (IFTTT) , sähköpostia optimoiva sovellus, voi auttaa sinua määrittämään tietyn 'kielen', niin sanotusti, joka leikkaa joukon välittäjä-tyyppisiä slogeja. Esimerkiksi: jos saapuvassa sähköpostissa on liite, IFTTT lataa sen automaattisesti Google Driveesi.
17 Älä vastaa sähköposteihin tunnin jälkeen.
Ei ole mikään salaisuus, että amerikkalaiset ovat ylityöllistettyjä - ja kuten Adoben tutkimus paljasti, suuri osa tästä ylityöstä tulee usein lähettämällä sähköpostia. Siksi aiemmin tänä vuonna New Yorkin kaupunginvaltuuston jäsenet esittivät lakiesityksen, joka tekisi yrityksille laitonta vaatia työntekijöitä tarkistamaan sähköpostit aukioloaikojen ulkopuolella. (Se on saanut inspiraationsa tällä hetkellä Ranskassa voimassa olevasta kirjolakista, jossa yritysten, joiden henkilöstö on yli 50, on asetettava tiukat ohjeet työtuntien ulkopuolelle, tai muuten ne saavat taloudellisia seuraamuksia.)
Löydä lisää hämmästyttäviä salaisuuksia parhaan elämäsi suhteen Klikkaa tästä rekisteröityä ILMAINEN päivittäinen uutiskirjeemme!
